법무법인(유한) 태평양의 『미국 규제 따라잡기』는 우리 기업에 가장 큰 영향을 미치는 미국 법령, 정책 및 집행 등 규제 동향을 모니터링하여 이에 관한 최신 정보를 정부, 기업, 관계기관에 제공합니다.
미 법무부(DOJ)가 2023. 3월 기업 컴플라이언스 프로그램 평가지침(Evaluation of Corporate Compliance Programs)을 개정함에 있어 임직원들의 개인 전자기기 및 플랫폼 등에 대한 관리를 강화할 것을 요구한 것에 이어(본 법무법인의 관련 뉴스레터 참조), 미 증권거래위원회(SEC)는 최근 투자자문사(registered investment adviser)에서 임직원들이 문자, 채팅, SNS 메시지 등 비공식 커뮤니케이션(Off-Channel Communication)을 이용하여 업무 관련 대화를 나눈 것이 투자자문사법(Investment Advisers Act of 1940)상 기록보존의무 위반이라는 이유로 거액의 과징금을 부과한 사례가 있었습니다. 우리 기업들도 업무 관련 커뮤니케이션에 있어 공식적인 회사 이메일 외 각종 사적인 메신저를 사용하는 경우 미국 규제 대상이 될 가능성은 없는지 검토가 필요하며, 향후 미국 DOJ나 SEC 외 다른 미국내 규제기관 또는 다른 국내외 기관들도 유사한 움직임이 나타날 가능성이 있으므로 관련 동향을 면밀히 모니터링할 필요가 있습니다.
I. 미국 금융법령상 기록보존의무(books & records)
미국 증권거래법(Securities Exchange Act of 1934) 제17(a)(1)조는 SEC에 투자매매/중개업자의 기록보존의무에 관한 규정을 수립할 권한을 부여하고 있고, 이에 따라 SEC는 규정(Rule) 제17a-4조를 두어 투자매매/중개업자로 하여금 업무와 관련하여 수령한 교신의 원본과 발송한 교신의 사본을 쉽게 접근 가능한 장소에 보관하고 SEC의 요청에 따라 즉시 제출하도록 규정하고 있습니다. 이와 유사하게, 미국 투자자문사법 제204조와 규정(Rule) 제204-2조도 투자자문사의 기록보관의무와 함께 SEC에 대한 자료제출의무를 규정하고 있습니다.
II. 최근 SEC 집행 사례
종래 미 SEC는 주로 증권거래법(Securities Exchange Act of 1934)상 기록보존의무에 기반하여 투자매매/중개업계(broker-dealers)의 비공식 커뮤니케이션 사용에 대해 집중적으로 조사를 해왔고 2021년부터 다수의 금융기관에 대해서[1] 막대한 과징금을 부과해 오고 있었습니다. 주된 내용은 이들 회사들이 대부분 내규상으로는 법령상 기록보존의무를 규정하고 있었으나, 실제 임직원들이 회사 업무와 관련하여 공식적인 회사 이메일, 서면 등 교신 수단 외에 개인 문자메세지, WhatsApp 등 SNS 메시지, 개인 기기의 이메일 등을 통하여 교신을 해왔고, 이러한 비공식 커뮤니케이션 내용은 회사 시스템에 제대로 보관되지 않았으며 SEC의 요청에 따라 제출하지 못하여 법령상 기록보존의무를 위반하였다는 것입니다.
뒤이어 지난 2024. 4. 3. SEC는 미국의 대형 투자자문사(investment advisor)의 투자자문사법상 기록보존의무 위반을 이유로 650만 달러의 과징금(civil penalty)을 부과하는 합의를 하였습니다. 해당 투자자문사는 내규상 비공식 커뮤니케이션 수단을 통한 업무상 교신을 금지하고 있었으나, 실제로는 고위 임원을 포함하여 임직원들이 수천 건의 업무 교신을 비공식 커뮤니케이션을 통하여 진행하였고, 회사는 이들의 내규 준수 여부를 확인하지 못하였으며, 임직원들은 커뮤니케이션 내용을 사후적으로 회사 내부 시스템 상 보존하기 위한 절차를 취하지 않았습니다. 해당 투자자문사는 합의의 일환으로 과징금 납부와 함께 독립된 컴플라이언스 컨설턴트를 고용하여 전반적인 회사의 전자 커뮤니케이션 정책과 절차를 총체적으로 점검하기로 하였습니다.
III. SEC의 주요 고려사항
위 투자자문사에 대한 합의 발표와 같은 날인 2024. 4. 3. SEC 집행부(Division of Enforcement)의 부국장(Deputy Director)인 Sanjay Wadhwa는 공식 발표를 통하여 SEC가 비공식 커뮤니케이션과 관련하여 제재 수준을 결정함에 있어 고려하는 5대 요소를 다음과 같이 설명하였습니다.[2]
1. 회사의 규모: 벌금의 규모가 장래 위반을 억제할 수 있는 적정한 수준이 되도록 해당 사업 부분에서 회사의 수익과 등록된 투자전문가(registered professionals)의 수를 고려
2. 위반의 범위: 비공식 커뮤니케이션을 진행한 임직원의 수와 비공식 커뮤니케이션의 횟수를 고려
3. 회사의 노력: 회사가 기록보존의무를 준수하고 비공식 커뮤니케이션을 방지하기 위한 조치를 취하였는지, 특히 유의미한 기술적 또는 기타 솔루션을 시의 적절하게 채택했는지 여부를 고려
4. 선례: SEC의 2021년 이후 약 40개의 집행 사례를 선례로 고려
5. 자진 신고 및 SEC와의 협력 여부: 가장 중요하게 고려하는 요소는 자진 신고 여부이며 가사 자진신고를 하지 않았더라도 조사 절차에서의 협력을 고려
IV. 시사점
위와 같이 SEC는 비공식 커뮤니케이션과 기록보존의무를 중요 집행 의제로 보고 있는 것으로 파악됩니다. 우리 금융기관들 중 뉴욕 등 미국에 지사를 두고 있거나 미국 금융기관의 지사인 관계로 직간접적으로 SEC의 규율을 받고 있는 회사들은 비공식 커뮤니케이션을 방지하고 기록보존의무를 준수하기 위한 회사의 컴플라이언스 상황을 점검해 보아야 하며, 필요시 관련 정책과 절차를 강화하는 것을 고려해 보아야 합니다. 아울러 SEC 외에도 금융기관에 대한 감독권이 있는 여타 규제기관(예컨대 Federal Reserve Board, Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) 등)도 유사한 입장을 취할 가능성이 있을 것입니다. 더 나아가 금융기관이 아닌 일반 회사의 경우에도 DOJ 등 다른 미국의 규제기관이 집행절차 중 비공식 커뮤니케이션과 관련하여 유사한 입장을 차용할 가능성이 있으므로 장기적인 관점에서 미국의 규제 대상이 될 수 있는 경우 관련 내부 컴플라이언스 시스템을 점검 및 개선을 고려해 볼 수 있을 것입니다.
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- 12월: https://www.sec.gov/news/press-release/2021-262
- 9월: https://www.sec.gov/news/press-release/2022-174
- 5월: https://www.sec.gov/news/press-release/2023-91
- 8월: https://www.sec.gov/news/press-release/2023-149
- 9월: https://www.sec.gov/news/press-release/2023-212?utm_medium=email&utm_source=govdelivery
- 2월: https://www.sec.gov/news/press-release/2024-18?utm_medium=email&utm_source=govdelivery
- https://www.sec.gov/news/speech/sanjay-wadhwa-sec-speaks-2024-04032024
